Spoortz er en kunnskapsbedrift som jobber for å veilede og lette administrasjonsarbeidet i norske idrettslag. I denne artikkelen legger vi frem noen tips til hvordan du kan forberede din klubb til ny sesong. Tipsene kan selvfølgelig følges året rundt.
En god start er helt avgjørende for å lykkes – enten om det gjelder å vinne en kamp, arrangere idrettsskole eller sette en ny personlig rekord. Det samme gjelder det administrative arbeidet du gjør for å planlegge og gjennomføre en ny sesong.
Som administrativ leder eller ressursperson er det ditt ansvar å legge til rette for at barn, unge og voksne får en best mulig opplevelse på idrettsarenaen. Selv om en systemleverandør som Spoortz bidrar til å lette administrasjonsarbeidet gjennom en skreddersydd, digital systemplattform, er det fortsatt opp til deg å legge ned arbeidet. Sammen skaper vi en synergi og sørger for «Mer idrett. Mindre admin». Tipsene i denne artikkelen er basert på våre erfaringer med over 1000 idrettsklubber som kunder. Les videre for å få tips om hvordan du kan løse sesongforberedelsene.
Les også andre artikler på vår blogg om hvordan å effektivisere driften i din klubb. Husk at du kan kontakte oss om klubbrelaterte spørsmål, uansett om klubben din er kunde eller ikke.
Få oversikt over klubbens ressurspersoner.
Det er en kjent problemstilling at det er vanskelig å holde oversikt over alle trenere, lagledere og andre ressurspersoner. I tillegg må klubben føre oversikt over fremviste politiattester. Ofte er det en kombinasjon av fysiske lister, Excel-ark og datasystemer som utgjør den totale oversikten. Vårt tips er å samle alle medlemmer i ett felles medlemssystem, hvor det er enkelt å ta ut rapporter basert på medlemmenes roller. Sørg for at klubbens medlemssystem har registrering av fremviste politiattester, gode eksporteringsmuligheter, en medlemsapp som er koblet mot medlemsregisteret, og ikke minst at systemet er NIF-godkjent og koblet mot NIFs database.
Sett opp treningstider, lokasjoner og andre aktiviteter.
Nå som du har oversikt over alle trenere, lagledere og ressurspersoner, er det på tide å sette opp treningstider og lokasjoner. Normalt sett er det daglig leder eller en baneansvarlig som gjør dette. Her opplever vi at klubbene har ulike rutiner i forhold til om det er baneansvarlig som setter opp for alle lag og grupper, eller om lagene i stedet får tildelt tider slik at trenere/lagledere oppretter aktivitetene selv. Eksempelvis kan både administratorer og trenere sette opp treningstider i Spoortz, både via web og via appen. Derfor er det viktig at klubbledelsen er tydelige på hvilke ansvarsoppgaver de ulike rollene har. Et alternativ kan være at baneansvarlig lager et oppsett for treningstider og lokasjoner, som de sender til trenere/lagledere, og at sistnevnte benytter Spoortz-appen til å legge inn repeterende treninger selv.
Det er spesielt to typer funksjonalitet som er viktig i denne sammenheng, og som klubben bør ha tilgang på via sin systemleverandør for hjemmeside, medlemsregister og app:
- At alle aktiviteter på tvers av lag og grupper samles i en felles banekalender på klubbens hjemmeside. Da er det enkelt for både nye og eksisterende medlemmer/foresatte å se hvor og når aktuelle lag og grupper trener.
- At utøvere og foresatte kan logge inn i en medlemsapp som er koblet mot klubbens medlemsregister, og få oversikt over sine treninger, kamper og arrangement. Klubbarrangement bør være synlig for alle klubbens medlemmer, slik som i Spoortz-appen.
Send medlemmene informasjon om den nye sesongen.
Når alt er lagt til rette for ny sesong, er det klart for å sende relevant informasjon til klubbens medlemmer. Det bør være informasjon om påmelding, planlagte aktiviteter, treningstider og lokasjoner, klubbens medlemsapp, og annen praktisk informasjon. Denne type informasjon sendes gjerne på e-post, samtidig som det deles via lagenes Facebook og andre kommunikasjonsgrupper. Klubbene opplever det ofte som tungvint å sørge for at informasjonen når ut via alle kanaler. Ved å benytte et funksjonsrikt medlemssystem kan denne jobben i stor grad forenkles. Spoortz anbefaler å bruke et system som har et godt kommunikasjonsverktøy med kobling mot klubbens medlemsregister. Her er det viktig at verktøyet har muligheter for å filtrere på både utøvere, trenere og foresatte, og ulike lag/grupper og medlemstyper. Da kan klubben sende e-post til alt fra enkeltpersoner og grupper, til hele klubben.
Et viktig tips er at klubben benytter en app som er koblet mot medlemsregisteret, slik at all kommunikasjon går via den samme systemplattformen. Etter at du har sendt ut en fellesmail via kommunikasjonsverktøyet, kan man eksempelvis sende en egen melding til klubbens trenere og lagledere om at de må følge opp informasjonen i lagets chat, som de har i appen. Til slutt anbefaler vi at klubbens hjemmeside oppdateres med informasjon om den nye sesongen. Hjemmesiden er tross alt klubbens «utstillingsvindu», og en viktig informasjonskilde for både nye og eksisterende medlemmer.
Les gjerne mer om hvordan effektiv kommunikasjon fungerer i Spoortz. Trykk her for å lese artikkelen.
Påmelding til ny sesong.
De fleste idrettene har løpende medlemskap, som betyr at de anses som medlemmer av klubben helt til de selv ønsker å melde seg ut. Medlemmene overføres dermed automatisk til ny sesong. Dette kalles gjerne «Sats-prinsippet». Andre idretter har derimot ny påmelding til hver sesong eller semester. Samtidig er det helt opp til klubben om de ønsker løpende medlemskap eller påmelding til hver sesong, og flere av våre kunder ønsker påmelding selv for idretter som normalt sett er løpende. Klubben må også ta stilling til om påmelding skal være med eller uten betaling. Mange idretter ønsker å kreve inn treningsavgifter i forbindelse med påmeldingen, slik at man sikrer likviditet i forkant av sesongen/semesteret. Et godt tips er uansett å starte påmeldingen i god tid!
For at påmeldingen skal bli så sømløs som mulig, er det viktig at påmeldingssystemet du benytter møter visse krav i forhold til funksjonalitet. Her er noen punkter vi mener er grunnleggende:
- Påmeldingssystemet bør ha muligheten for å sette opp arrangement med og uten betaling (kort, Vipps).
- Gode eksporteringsmuligheter for å få oversikt over alle påmeldte og betalte.
- Kobling mot klubbens medlemsregister!
- Benytte et medlemssystem som har påmelding inkludert i sin løsning. Da slipper du å forholde deg til flere forskjellige systemer, og kan i stedet ha alt samlet på ett sted.
I Spoortz er vi veldig heldige som har Deltager.no som eksklusiv samarbeidspartner. Deltager.no har lang fartstid som Norges fremste leverandør av påmeldingssystem, og leverer teknologi til både Friidrettsforbundet, Danseforbundet og Svømmeforbundet. Påmeldingssystemet er nå tilgjengelig i Spoortz, med kobling mot klubbens medlemsregister! Løsningen passer til alle typer idrettsarrangement – alt fra fotballfritidsordning til turnpåmeldinger.
Les vår artikkel om hvordan påmelding fungerer i Spoortz.
Har alle medlemmer logget inn i appen?
Når treninger har blitt opprettet i appen og alle lag og grupper er oppdatert, ligger alt til rette for at medlemmene kan begynne å bruke appen. Vi foreslår å sende medlemmene en e-post fra kommunikasjonsverktøyet for å fortelle om Spoortz-appen og be de laste den ned i APP Store eller Google Play. Se eksempel på hva man kan sende ved å trykke her.
Det er avgjørende at appen som klubben bruker har skreddersydd funksjonalitet for trenere, utøvere og foresatte. Vi anser følgende funksjonalitet som et minimum:
- Opprette treninger, kamper og arrangement (trener).
- Oversikt over dine og familiens aktiviteter (utøver, foresatt).
- Chat for dine lag/grupper.
- Registrering av treningsfremmøte, samt statistikk.
- Oppdatering av medlemslister (trenere/lagledere).
- Medlemskort med registrert/ikke registrert politiattest.
- Mulighet for å betale regninger med kort eller Vipps.
- Profilering av klubbens sponsorer.
Det siste og viktigste punktet, som vi mener er mest avgjørende for å lette administrasjonsarbeidet, er kobling mellom app og medlemsregister. Det betyr at når trenere oppdaterer sine medlemslister i appen, så skjer disse endringene automatisk i klubbens medlemsregister. Og når et medlem oppdaterer sin personinfo på «Min side» i appen, så skjer også disse endringene i klubbens medlemsregister. Hvis man benytter en «isolert» app som ikke er koblet mot medlemsregisteret, vil det føre til merarbeid ved at du må gjøre endringer i flere systemer.
Ved å behandle alle medlemmer i ett felles system bidrar også klubben til å ivareta medlemmenes sikkerhet på en god måte. Benytter man i stedet flere forskjellige systemer, til blant annet medlemsregister, påmelding, kommunikasjon og app, så distribueres medlemmenes data utover flere systemer, og sjansen øker for at dataene kommer på avveie. Vi oppfordrer derfor idrettsklubben din til å finne en leverandør som har samlet alle nødvendige verktøy i ett system.
Spoortz-appen er en funksjonsrik medlemsapp som er koblet mot resten av plattformen – både hjemmeside, medlemsregister, fakturering og arrangement. Ta kontakt med oss på post@spoortz.no for å få tildelt test-bruker til appen.
Vi vil snart publisere en ny artikkel om hvordan man best fakturerer sine medlemmer for den nye sesongen. Følg oss på Facebook, LinkedIn eller se våre nettsider for å lese artikler så snart de publiseres.
Spør oss om hjelp.
Om du ønsker å lære mer om Spoortz-plattformen eller har andre klubbrelaterte spørsmål, ring oss på 22 44 25 00 eller send en e-post til post@spoortz.no. Vi er en kunnskapsbedrift for idretten, og hjelper din klubb uansett om dere er kunder eller ikke!
